三季度都快过完了，看看项目经理年初立的flag怎样了？

彻夜想你

距离2023年只剩4个月了，你在2022年立下的flag实现了吗？年初立的flag，年底全倒了；虽容易倒，但不影响打工人立Flag。对于项目经理来说，不光在年初会立flag，年中、每月、每周都会立下flag（学名：项目计划）；毕竟项目管理总是避免不了做计划。但项目经理频繁立flag的原因，竟是因项目太多，无法如期完成，而导致频繁更换flag？


常见问题举例：
A. 项目组内多名成员遇到了身兼多个项目的工作时间冲突，导致项目经理计划这个月完成项目的flag倒了。
B. 项目经理同时发现了项目各项风险和问题，四处救火，没有合理管控，项目进度成功延误。
C. 几个项目干系人同时提出了一堆需求，项目经理不合理的变更计划，虽满足了部分需求，但项目还是没能如期交付等等。
以上的问题，是不是都似曾相识？总结一下，不难发现最大的问题是没有做好优先级管理，没有合理地将任务、风险问题、需求进行优先级排列。那么在项目管理中，如何进行相应的优先级管理呢？
1、优先级管理的常见方法

项目经理遇到大项目管理或者多项目管理时，优先级的梳理尤为重要，借助一些合适的排序方法，能事无巨细，科学有效的安排好所有的项目任务。常见的优先级排列方法有：
l 紧急-重要四象限法
将任务放在四象限中，横轴与纵轴分别是紧急和重要：紧急重要——立即去做、优先分配资源；紧急不重要——能不做就不做；重要不紧急——分解任务、制定计划；不重要不紧急——坚决不做。
l MoSCow分析
将目标分类为：一定有(Must have)；应该有(Should have)；本可以有(Could have)；不会有(Won't have this time)。
l KANO模型
用于对用户需求分类和优先排序，分为四种特性：基本型需求——必需含有；期望型需求——此类因素越多客户越满意，不是必需；反向型需求——与用户的满意度呈反向相关，应该被移除；魅力型需求——给用户提供的惊喜型需求。
掌握了适合自己的优先级排列方法后，就是具体运用在哪些模块了，这需要梳理出项目管理中最需要进行优先级管理的模块。
2、项目经理如何有效进行优先级管理

2.1 资源使用的优先级排列
资源不足是项目管理中的常态，项目经理在进行项目计划制定时，就应做各个项目任务的资源使用优先级排序。这里可以依据关键路径来进行分配，它是项目计划中时间最长的路线，路径上的任何活动延迟都会导致项目进度的延迟；所有项目经理要优先确保关键路径上的关键任务资源充足。
2.2 项目目标实现的优先级排列
同一个项目可能会有多个期望目标，但在实际管理中，进度、成本、质量等目标又是处于相互制衡的关系，当它们发生冲突时，项目经理就应对其做好优先级排序。这里可以以需求为导向，找到客户核心关注利益点，做出取舍，完成项目交付。
2.3 相关方需求的优先级排列
项目的相关干系人通常不止一位，在项目执行过程中，项目经理经常会遇到来自于不同干系人的需求变更，当它们发生冲突时，项目经理需要权衡利弊，优先满足某个干系人的需求。这一模块可以参考以下几个原则：
谁的需求更有利于项目目标的实现；谁的需求更有利于企业利益最大化；谁的需求更有利于客户价值的实现；可参考相关方权力和利益相关度分析，优先考虑高利益-高权力相关方的需求。
2.4 风险问题项的优先级排列
在项目执行监督过程中，项目的治理也是很重要的一个环节。而遇到突发的情况，同时发现好几个风险和问题，在资源有限的情况下，就需要对它们进行优先级排列再合理进行处理，以免浪费资源或因风险的延误处理造成更大的影响。这个模块可以对风险问题进行识别和分析，根据风险等级、影响程度来进行处理。
掌握以上的优先级管理的方法及重点模块，在实操中对于多项目的优先级管理，依赖项目经理的个人能力，会较复杂、困难。其中一大难点就是需要实时监控项目进度，及时进行优先级排列和处理，借助一款专业的项目管理工具，会更加高效轻松。
3、借助工具助力项目经理全面进行优先级管理

3.1资源使用的优先级管理
l 项目计划支持关键路径制定并全面监控
资源使用的优先级管理，最重要的原则是依据关键路径来进行分配。通过易趋系统开展项目，支持关键路径的形式制定项目计划，同时覆盖全生命周期的项目进度监控；项目经理可实时关注是否有因资源分配不足所导致的进度延误，及时预防解决。项目计划也支持分解视图、甘特图等多种形式，可根据需求使用。



（易趋项目计划——关键路径视图）

l 制定资源计划，全面跟踪并及时变更
项目经理可根据项目关键路径上的具体任务，进行资源需求计划的制定申请，单位可精确到人月、人天、人时。在这一模块支持对资源使用情况进行全面监控，包括项目阶段实际和计划所用工时数据对比，通过颜色进行示警，红色即代表超出计划需求。项目经理可跟进项目成员了解情况后，及时进行资源需求的变更修订申请，预防项目出现资源风险，导致项目进度延误、交付失败。



（易趋资源需求视图）

3.2 项目风险问题的优先级管理
易趋针对项目风险、问题的管理设置了单独模块，项目经理根据系统中进度、资源、质量、成本等信息提示，进行风险识别，列出项目中可能出现的风险。对其进行风险状态、类型、等级、发生概率以及影响程度等多维度分析，全面了解风险情况，并根据分析结果制定相应的策略、进行优先级排列处理，降低项目风险，避免风险发生给项目带来损失。
整个风险的处理会全程跟踪，进行闭环式的管理，确保项目风险成功被处理。风险的建立同时支持从风险库导入，优化项目经理的工作流程，节省时间。



（易趋风险管理视图）

易趋系统除了对风险进行管理以外，还支持对项目的问题进行管理。项目经理同样可以根据系统的监控报警提示后，将发现的项目问题在项目工作项—问题模块记录；同时对其进行优先级、状态、类型等方面分析，根据优先级制定相应的解决方案，并全程进行跟踪，直至解决。



（易趋问题管理视图）

4、总结

项目经理的Flag总是立了又倒，其中一大原因是：项目多、复杂的情况下，没有对资源、项目目标、项目干系人的需求、风险问题等几大关键模块进行合理的优先级排列，进行全面合理地监管。这可以借助合适的优先级排列方法，辅助项目经理做出合理决策；同时借助专业的项目管理工具，有效解决项目实时全面监控的难题，轻松高效进行项目管理。